DERNEKLERDE İÇ VE DIŞ DENETİM
Yeni dernekler kanunu ile denetim kuruluna dernek denetimi hakkında verilen yetkiler genişletilmiştir. İçişleri Bakanlığı dış denetimin kontrol altına alınması ve kolaylaştırılması için, iç denetime daha fazla ağırlık vererek örnek bir iç denetim raporu paylaşmıştır.
Dernek iç denetimi genel kurul, yönetim kurulu ve bağımsız kuruluşlarca yapılabilir. Fakat iç denetim konusunda sorumluluk denetim kurulu üyelerine aittir.
Denetim kurulu en az 3 asil ve 3 yedek üyeden meydana gelebilir. Denetim kurulu, dernek defterlerinin kanun ve esaslara uygun tutulup tutulmadığı, dernek gelir ve gider hesaplarının denetlenmesi ve diğer bazı yönetim süreçlerini denetler.
Daha sonra bu faaliyetlerin sonuçlarını rapor halinde yönetim kurulu ve toplandığında genel kurula sunar. Düzenlenen bu rapor dernek iç denetim raporu olarak adlandırılır.
Dernek tüzüğünde yer alan usul ve esaslara göre yılı geçmemek şartıyla Dernek iç denetim raporu oluşturması 2020/21 Sayılı genelge ile zorunlu hale getirilmiştir.
Konuya ilişkin dernekler kanunu, dernekler yönetmeliği ve 2020/21 sayılı genelge hükümlerine aşağıda detaylı olarak yer verilecektir.
1-DERNEKLERDE İÇ DENETİM
5253 Sayılı Derkler Kanunun 9. Maddesine göre; Derneklerde iç denetim esastır. Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.
Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve BİR YILI GEÇMEYEN aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar.
Denetim kurulu üyelerinin istemi üzerine, her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.
2- DERNEK BEYANNAMELERİ VE DERNEKLERDE DIŞ DENETİM
Önceki bölümde Dernek Genel Kurulunda seçilen dernek DENETİM KURULU üyelerinin yapacağı iç denetime ilişkin kanun hükümlerine yer verildi.
Bununla birlikte düzenli aralıklarla veya Gerekli görülen hallerde, derneklerin tüzüklerinde gösterilen amaçlar doğrultusunda faaliyet gösterip göstermedikleri, defterlerini ve kayıtlarını mevzuata uygun olarak tutup tutmadıkları İçişleri Bakanı veya mülki idare amirleri tarafından denetlenir
Dernekler kanunun 19. Maddesinde ise derneklerin her yıl DERNEKLER BEYANNAMESİ verme mecburiyeti getirilmiştir.
Keza bu madde ile dernekler için dış denetime yönelik düzenlemelerde yapılmıştır.
Bu düzenlemeler aşağıdaki gibidir.
Dernekler, yıl sonu itibarıyla faaliyetlerini, gelir ve gider işlemlerinin sonuçlarını düzenleyecekleri beyanname ile her yıl Nisan ayı sonuna kadar mülkî idare amirliğine vermekle yükümlüdürler. Beyannamenin düzenlenmesine ilişkin esas ve usuller yönetmelikte düzenlenir.
Gerekli görülen hallerde, derneklerin tüzüklerinde gösterilen amaçlar doğrultusunda faaliyet gösterip göstermedikleri, defterlerini ve kayıtlarını mevzuata uygun olarak tutup tutmadıkları İçişleri Bakanı veya mülkî idare amiri tarafından kamu görevlilerine denetletilebilir. Bu denetimlerin, yapılacak risk değerlendirmelerine göre üç yılı geçmeyecek şekilde her yıl yapılması esastır. Bu denetimlerde kolluk kuvveti mensupları görevlendirilemez. İçişleri Bakanlığı ve mülkî idare amirlerinin yapacağı denetimler mesai saatleri içerisinde yapılır. Bu denetimler en az yirmidört saat önce derneklere bildirilir. İçişleri Bakanlığı mülkiye müfettişleri ve dernekler denetçileri hariç, denetimlerde görevlendirilecek kamu görevlilerine verilecek ücretin tutarı İçişleri Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığınca birlikte tespit olunur ve İçişleri Bakanlığı bütçesine konulacak ödenekten karşılanır. Bu denetimlerde görevlendirileceklere ilişkin usul ve esaslar yönetmelikte düzenlenir.
Denetim sırasında görevli memurlar tarafından istenecek her türlü bilgi, belge ve kayıtların, dernek yetkilileri tarafından gösterilmesi veya verilmesi, yönetim yerleri, müesseseler ve eklentilerine girme isteğinin yerine getirilmesi zorunludur.
Denetim ile görevlendirilenler, kamu kurum ve kuruluşlarından, bankalar dâhil gerçek ve tüzel kişilerden denetim görevi kapsamına giren hususla sınırlı olarak ilgili bilgi ve belgeyi isteme yetkisine sahiptir. Talepte bulunulanlar özel kanunlarda yazılı hükümleri ileri sürerek bilgi ve belge vermekten kaçınamazlar.
Özel kanunlarındaki düzenlemeler saklı kalmak üzere, İçişleri Bakanlığınca veya mülki idare amirliğince talep edilmesi hâlinde, dernekler ile derneklere ait her türlü tesis, müessese ve ortaklığı bulunan kuruluşlar, görev alanları ile sınırlı olmak üzere ilgili bakanlık ve kuruluşlar tarafından denetlenir.
Denetim sırasında, uzmanlık veya teknik bilgi gerektiren durumlarda İçişleri Bakanlığı, valilikler ve kaymakamlıklar tarafından bilirkişi görevlendirilebilir. Bilirkişinin görevlendirilmesine ilişkin usul ve esaslar yönetmelikte düzenlenir. Bilirkişiye verilecek ücretin tutarı İçişleri Bakanlığı ile Hazine ve Maliye Bakanlığınca birlikte tespit olunur ve bu ücret İçişleri Bakanlığı bütçesine konulacak ödenekten karşılanır.
Denetim sırasında, suç teşkil eden fiillerin tespit edilmesi hâlinde, mülkî idare amiri durumu derhal Cumhuriyet savcılığına ve derneğe bildirir.
3- 5253 SAYILI KANUNDA CEZA HÜKÜMLERİ
Dernekler kanunun 32. Maddesinde ceza hükümleri düzenlenmiştir.
32.Cİ MADDENİN (k) bendinde dernek iç ve denetimleri ile ilgili cezai hükümler bulunmaktadır. Madde metni aynen aşağıdaki gibidir.
“9 ve 19 uncu maddelerinin üçüncü fıkralarındaki zorunluluğa uymayanlar ile tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin, gerekli dikkat ve özen gösterilmiş olması şartıyla elde olmayan bir nedenle okunamayacak hâle gelmesi veya kaybolması hâlinde, öğrenme tarihinden itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerin yetkili mahkemesine zayi belgesi almak için başvurmayan veya bu belgeyi denetim sırasında ibraz edemeyenler üç aydan bir yıla kadar hapis veya adlî para cezası ile cezalandırılır. 21 inci maddenin birinci ve ikinci fıkralarındaki yükümlülüklere aykırı hareket edenlere beş bin Türk lirasından yüz bin Türk lirasına kadar idari para cezası verilir.”
4- DERNEKLER YÖNETMELİĞİNDE DENETİM HÜKÜMLERİ
Dernekler yönetmeliğinde DIŞ DENETİM ile ilgili detaylı düzenlemeler yapılmıştır.
Bu düzenlemeler aynen aşağıdaki gibidir.
Beyannamelerin incelenmesi
Madde 84 – Beyannameler valiliklerce incelenir. Gerekli görülen hallerde bu inceleme Bakanlıkça da yapılabilir. Beyannamelerde eksiklik veya yanlışlıklar görülmesi halinde, ek bilgi ve belgeler istenebilir ve bunlar tamamlattırılır. Beyannamelere ilişkin istenen ek bilgi ve belgelerin verilmemesi, eksik verilmesi veya verilen sürede tamamlanmaması hallerinde ilgili dernek denetime tabi tutulabilir.
Beyannamelerin incelenmesi esnasında konusu suç oluşturan hususların tespit edilmesi halinde, ilgili mülki idare amirliğince durum Cumhuriyet Başsavcılığına bildirilir.
Risk analizi ve denetim
Ek Madde 1 – Denetimlerin risk analizlerine göre yapılması esastır. Genel Müdürlükçe derneklere yönelik suçtan kaynaklanan mal varlığı değerlerinin aklanması ve terörizmin finansmanı ile mücadele kapsamında risk analizi yapılır. Derneklerin risk grupları yüksek, orta ve düşük olarak belirlenir. Risk analizi için belirlenen kriterler elde edilen yeni bilgiler doğrultusunda her yıl gözden geçirilir ve değerlendirilir. Yüksek ve orta risk grubunda yer alan dernekler için denetim programları hazırlanır ve bu dernekler İçişleri Bakanı veya mülkî idare amiri tarafından kamu görevlilerine denetletilir. Risk analizi yapılmasına ve derneklerin denetlenmesine ilişkin usul ve esaslar Genel Müdürlükçe belirlenir.
Düşük risk grubunda yer alan derneklerin mülki idare amirlerince denetletilmesi ise adli ve idari mercilerden gelen talepler veya diğer şikâyetler veya beyanname, bildirimler ve benzeri hususlar üzerinden yapılan değerlendirmeler sonucunda gerekli görülmesi halinde yapılır.
Yüksek, orta ve düşük risk grubuna giren derneklerin denetimi Bakan tarafından İçişleri Bakanlığı mülkiye müfettişleri veya dernekler denetçileri vasıtasıyla gerçekleştirilir.
Mülki idare amirleri tarafından yaptırılan denetimlerde, öncelikle sivil toplumla ilişkiler birimlerinde görevli olanlar olmak üzere, mülki idare amirliklerinde istihdam edilen kamu görevlilerinin görevlendirilmesi esastır.
Ancak mülki idare amirince gerekli görülmesi halinde, diğer kurum ve kuruluşlardaki kamu görevlileri de derneklerin denetimlerinde görevlendirilebilir.
Mülki idare amirlerince yaptırılan denetimlere ilişkin diğer hususlar
Ek Madde 2 – Derneklerin denetimlerinin, mülki idare amirliklerince düzenlenen eğitim programı sonunda sertifika verilen kamu görevlileri tarafından yapılması esastır. Eğitim programında yer verilecek konulara ve diğer hususlara ilişkin usul ve esaslar Genel Müdürlükçe belirlenir.
Ancak sivil toplumla ilişkiler birimlerinde görev yapanlar ile zorunlu hallerde diğer kamu görevlilerine yaptırılacak denetimler için sertifika şartı aranmaz.
Mülki idare amirliklerinin ilgili mevzuatında öngörülen hususlar saklı kalmak üzere, sivil toplumla ilişkiler birimlerinde görev yapan kamu görevlilerinin katılacağı denetim konusu dâhil olmak üzere görev alanına giren hususlarda hizmet içi eğitim programları Genel Müdürlük tarafından belirlenir veya düzenlenir.
Mülki idare amirleri tarafından denetim ile görevlendirilenler, kamu kurum ve kuruluşlarından, bankalar dâhil gerçek ve tüzel kişilerden denetim görevi kapsamına giren hususla sınırlı olarak ilgili bilgi ve belgeleri istemeye yönelik yazışmaları valilikler ve kaymakamlıklar aracılığıyla yapar.
Mülki idare amirlerince yaptırılan denetim sonucunda düzenlenen denetim raporlarında, ilgili mevzuata göre yapılan tespit ve değerlendirmelere, yapılması gereken işlemlere ve gerekli görülen diğer hususlara yer verilir. İlgili mevzuata ve usulüne göre düzenlenen raporlara ilişkin gerekli işlemler mülki idare amirlikleri tarafından yürütülür.
5- DERNEK İÇ DENETİMİNE İLİŞKİN 2020/21 SAYILI GENELGE
Genelge Hükümleri aynen aşağıdaki gibidir.
“Sivil toplum kuruluşlarının şeffaf ve hesap verilebilir olması, iç denetim sisteminin oluşturulması ve bu sistemin etkin olarak yürütülmesi ile yakından ilişkilidir. 5253 sayılı Denekler Kanunun 9 uncu maddesinde; iç denetimin esas olduğu, derneklerin genel kurulu, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabileceği, denetim kurulları tarafından derneğin tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediği, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığı konularında denetim yapılacağı ve bu denetimlerin dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre bir yılı geçmeyen aralıklarla yapılması, denetim sonuçlarının bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunulması gerektiği hüküm altına alınmıştır.
Adı geçen Kanunda yer alan düzenlemeler gereğince, denetim kurulu derneğin yalnızca gelir ve giderlerini değil, tüm faaliyetlerinin mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olup olmadığını denetlemekle yükümlüdür. Denetim kurulu bu görevini dernek tüzüğünde belirtilen sürelerde yapar, ancak dernek tüzüklerinde bu süre bir yıldan daha fazla olarak belirlenemez. Dernek tüzüğünde üç ay veya altı ayda bir denetim yapılacağı ve benzeri şeklinde düzenleme yapılmışsa, denetim kurulunun bu sürelere uygun olarak denetim yapması ve yapılan her denetim sonucunda bir rapor düzenlemesi, yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunması gerekmektedir.
Derneklerde şeffaflık ve hesap verebilirliğin sağlanması ve iç denetimlerinin daha etkin yürütülmesinde derneklere tavsiye edilmek üzere “Dernek İç Denetim Raporu Örneği” hazırlanmıştır. Dernekler tarafından iç denetim raporuna istenilen soru ve bölümlerin eklenmesi veya söz konusu raporun değişik şekillerde hazırlanması tabiidir.
Derneklere tavsiye edilmek üzere hazırlanan Dernek İç Denetim Raporu Örneği Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün www.siviltoplum.gov.tr internet adresinde yayımlanmaktadır.
Bakanlığımızca yayımlanan 11/05/2009 tarihli ve 2009/45 sayılı genelge yürürlükten kaldırılmıştır.”